Recours à la visioconférence lors des assemblées de société anonyme

Les sociétés anonymes peuvent prévoir dans leurs statuts la possibilité de tenir des assemblées générales d’actionnaires, ordinaires et extraordinaires, par visioconférence ou par des moyens de télécommunication et ce, conformément avec les dispositions de la loi n° 20-05 qui complète la loi n° 17-95, mais avez-vous songé à tous les aspects juridiques de l’utilisation de cette technologie ?

L’intégration des technologies dans le milieu juridique telles que la signature électronique, la visioconférence ne sont pas sans contrainte, car il faudrait être conscient de tous les aspects juridiques liés à ces technologies.

Techniquement, les réunions de la société anonyme (SA) pourrait être tenues par la visioconférence via une multitude d’applications offertes pour ne citer que Teams, Skype, FaceTime, Whatsapp, Telegram, Viber etc…

Toutefois, il y a lieu de noter que ce n’est pas tous ces moyens de visioconférence remplissent les conditions juridiques contenues dans la loi n°20-05. Alors qu’elles sont ces conditions

Le législateur marocain a consacré tout un dispositif (1) sur les délibérations des assemblées générales et au sein des conseils de délibérations des sociétés anonymes dans la loi n° 20-05 qui a modifié et complété la loi n° 17-95 relative aux sociétés anonymes.

L’article 50 bis dispose qu’il est désigné par moyens de visioconférence ou moyens équivalents tous moyens permettant aux administrateurs, membres du conseil de surveillance ou actionnaires de la société de participer à distance aux réunions de ses organes de direction ou de ses organes sociaux.

• Les moyens de visioconférence utilisés doivent remplir les conditions suivantes :

– Satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant une participation effective aux réunions des organes de direction ou des organes sociaux dont les délibérations sont retransmises de façon continue.

– Permettre d’identifier préalablement les personnes participant par ce moyen à la réunion;

– Permettre un enregistrement fiable des discussions et délibérations, pour les moyens de preuve »

De tout ce qui précèdent, on comprend que la visioconférence est considérée comme étant une téléconférence permettant, en plus de la transmission de la parole et de documents, la transmission d’images vidéos des participants éloignés.

Par conséquent, nous pensons que parmi toutes ces applications citées en haut, seule l’application Teams et Skype, qui répondent aux conditions juridiques et techniques citées par l’article 50 bis, d’où l’importance de s’assurer que les outils et moyens de visioconférence, adoptés par l’organe de décision d’une SA, ne viendraient pas invalider les délibérations de ses réunions.

• Quid de la protection des données personnelles ?

L’utilisation des outils de visioconférence posent la question de l’application de la loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.(2)

• Collecte et traitement de données :

Tout traitement de données personnelles collectées par une société anonyme lors d’une assemblée générale par les moyens de visioconférence doit faire l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNDP, ou d’une autorisation préalable de la CNDP lorsque les traitements portent sur certaines données limitativement énumérées par la loi telles que le numéro de la CIN et des données sensibles.

Les données concernées sont toute information, de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, y compris le son et l’image, concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

Les conditions et modalités de collecte des données :

La personne physique doit donner son consentement d’une façon claire, incontestable, libre et avertie à la collecte et à tout traitement de ses données.

La loi interdit l’utilisation des coordonnées d’une personne qui n’a pas exprimé un consentement préalable.

Seules les données pertinentes et non excessives doivent être collectées et seulement pour des finalités déterminées et légitimes.

Les données collectées doivent être traitées conformément à ces finalités et conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Bon à savoir : Lorsque l’AG est tenue par visioconférence, il faudrait tenir compte de :

• La feuille de présence :

Lorsque l’assemblée se tient par visioconférence ou par un moyen de télécommunication, l’émargement de la feuille de présence par les actionnaires n’est pas requis.

• Le Procès-verbal de l’AG :

Le procès-verbal des délibérations de l’assemblée doit mentionner qu’elle s’est tenue par recours à la visioconférence ou à des moyens de télécommunication. Il peut être signé par signature électronique au moyen d’un procédé fiable d’identification de chacun des membres du bureau de l’assemblée.

• Et si un incident technique arrive lors de la visioconférence de l’AG .. ?

Les procès-verbaux des réunions d’assemblées générales et au sein des conseils de délibérations des SA doivent faire état de tout incident technique relatif à la visioconférence lorsque la réunion est perturbé par une mauvaise connexion internet ou tout autre incident.

• La convocation à l’assemblée générale :

La convocation à l’assemblée générale doit être établie selon la forme et les conditions de l’article 122 de la loi n°17-95

Elle doit aussi tenir compte de l’heure de la tenue de l’assemblée. En pratique, les actionnaires et/ou leurs mandataires peuvent assister à l’AG soit physiquement ou virtuellement. (Lorsque les statuts de la SA le prévoit). Donc, il se peut également que juste un actionnaire ou deux qui participe par visioconférence et à partir d’un pays étranger dont l’heure locale est décalée par une heure ou plusieurs heures, la convocation devra ainsi préciser que l’heure considérée est l’heure locale afin d’éviter les ambiguïtés ou éventuellement les contestations de la part des actionnaires qui se retrouvent hors du pays.

(1) Voir les articles 50 modifié, le nouvel article 50 bis et l’article 110 modifié

(2) Promulguée par le dahir n° 1-09-15 du 22 safar 1430 ( 18 février 2009 ),

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